Privacy Whistleblowing

NOTE D’INFORMATION EN VERTU DES ART. 13 ET 14 DU RÈGLEMENT (EU) N° 2016/679

concernant le traitement des données à caractère personnel dans le contexte des signalisations d’infractions (whistleblowing)

En vertu des art. 13-14 du Règlement européen 2016/679 (« RGPD »), nous vous informons que CLIVET S.P.A., traite les données à caractère personnel (« Données ») des personnes qui signalent des comportements illicites présumés ou des violations dont elles ont eu connaissance dans le cadre de leur travail, visé à l'Art. 3, alinéa 3, du décret législatif 24/2023, ainsi que les personnes visées à l'art. 3, alinéa 5, du décret susmentionné (ex. les facilitateurs) et des personnes autres que celles susmentionnées dont les données personnelles sont contenues dans les signalisations whistleblowing et/ou en tout état de cause traitées pour gérer la signalisation (par ex. les données de tiers) (ci-après, toutes les personnes susmentionnées, uniquement « Concernées »). Par conséquent, conformément au principe de transparence, les informations suivantes sont fournies aux parties intéressées. Cette information n'exclut pas que d'autres informations sur le traitement puissent être fournies de manières différentes.

RESPONSABLE DU TRAITEMENT : IDENTITÉ ET COORDONNÉES

Le Responsable du traitement des données est CLIVET S.P.A., N° du Registre de la TVA 00708410253, ayant son siège social sis Via Camp Lonc, 25 - 32032 z.i. Villapaiera - Feltre (BL) Italie (ci-après désignée « Société » ou « Responsable »). Pour toute information, doute ou éclaircissement concernant le traitement des données, ainsi que pour exercer les droits reconnus aux personnes concernées par le RGPD, dans les limites des dispositions visées à l'art. 2 alinéa du décret législatif n° 196/2003, il est possible d'envoyer une communication par lettre recommandée avec A/R au siège social de la société ou par courrier électronique à l'adresse : privacy@clivet.it.
Afin de garantir la plus grande confidentialité à la personne concernée qui demande à exercer ses droits conformément à la législation en matière de protection de la vie privée en vigueur et à la réglementation whistleblowing (Décret Lég. 24/2023), la partie concernée est invitée à écrire les mots « DEMANDE D’EXERCER LES DROITS DE CONFIDENTIALITÉ - SIGNALISATION WHISTLEBLOWING » dans l'objet du courriel ou sur l'enveloppe de la lettre recommandée avec A/R.

RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES DONNÉES : COORDONNÉES

Le Responsable de la protection des données nommé par le Responsable du traitement des données peut être contacté en écrivant à l'adresse électronique suivante : dpo@clivet.it

FINALITÉ DU TRAITEMENT, CATÉGORIES DES DONNÉES TRAITÉES ET BASE JURIDIQUE

Les données sont traitées dans le seul but de gérer et de suivre les signalisations reçues par l'entreprise conformément à la norme whistleblowing concernant la protection des personnes qui signalent des actes répréhensibles dont elles ont eu connaissance dans le cadre de leur travail (telle que définie dans le décret législatif n° 24/2023). Par « gestion des signalisations » l’on entend à la fois la gestion du ou des canaux activés par la société et la gestion des signalisations reçues (par ex. dans le but de mener les activités d'enquête nécessaires pour vérifier la validité du fait rapporté et l'adoption des mesures qui en découlent), conformément à la procédure adoptée par la société pour le traitement des signalisations.

Pour atteindre cet objectif, le Responsable du traitement des données à caractère personnel contenues dans la signalisation et celles collectées dans le cadre de son traitement. Plus précisément, selon les cas, le Responsable traite :

Données à caractère personnel de nature commune (art. 6 RGPD) telles que, à titre d’exemple mais sans s'y limiter, les données d'identification (par ex. le prénom et le nom), les données de localisation (par ex. l'adresse de résidence), les données de contact (par ex. le numéro de téléphone, l'adresse mail), l'emploi/le rôle, l'entreprise, etc. ;
Données à caractère personnel appartenant à des catégories particulières (art. 9 RGPD) telles que, mais sans s'y limiter, les données révélant l'origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les croyances religieuses, l'appartenance syndicale, les données concernant la santé ou la vie sexuelle ou l'orientation sexuelle de la personne concernée.

Le traitement est effectué :

pour les données à caractère personnel de nature commune, conformément à l'art. 6, par. 1, c) RGPD, afin de remplir une obligation légale à laquelle l'entreprise est soumise (décret législatif n°. 24/2023) ;
pour les données à caractère personnel appartenant à des catégories particulières, conformément à l'art. 9, par. 2 (b) RGPD, pour remplir une obligation légale à laquelle l'entreprise est soumise.

Nous vous informons que les signalisations effectuées par le biais du système de messagerie vocale mis à disposition par la société seront documentées par leur enregistrement sur un dispositif adapté à la conservation et à l'écoute, sous réserve du consentement préalable de l'auteur de la signalisation conformément à l'art. 14, alinéa 2, du décret législatif. 24/2023.

MODALITÉS DU TRAITEMENT

Le traitement des données à caractère personnel sera effectué au moyen d'outils papier et informatiques, dans le respect des dispositions en matière de protection des données à caractère personnel et, en particulier, des mesures techniques et organisationnelles appropriées visées à l'art. 32.1 du RGPD, ainsi qu'au respect de toute mesure de précaution permettant de garantir l’intégrité, la confidentialité et la disponibilité. En particulier, nous vous informons que, conformément au décret législatif n° 24/2023, la société utilise – entre autres – la mesure de sécurité du cryptage, afin de garantir la confidentialité de l'identité de l'auteur de la signalisation, de la personne impliquée et de la personne mentionnée dans le rapport, ainsi que du contenu et de la documentation relative. Les traitements visés par la présente Note d'information ne font l'objet d’aucune prise de décision automatisée.

SOURCE DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL. NATURE DU CONSENTEMENT ET CONSÉQUENCES DU REFUS

Les données, y compris celles de personnes autres que l’auteur de la signalisation, contenues dans la signalisation et/ou collectées ultérieurement au cours du traitement de la signalisation et le cas échéant même par le biais de sources accessibles au public. La fourniture de données à caractère personnel est facultative ; toutefois, des éventuelles signalisations anonymes ne seront prises en compte que si elles sont suffisamment étayées, de manière à mettre en lumière des faits et des situations liés à des contextes spécifiques.

CATÉGORIES DE DESTINATAIRES DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Les Données ne sont pas diffusées. Le personnel de l'entreprise, chargé de traiter la signalisation, a été spécifiquement autorisé au traitement des données conformément à l'art. 29 du RGPD et du décret législatif 24/2023, en recevant des instructions spécifiques de la part du Responsable. Il faut noter que si la signalisation est transmise aux autorités compétentes, les données peuvent être connues et traitées par ces dernières en leur qualité de Responsables autonomes du traitement. Les données peuvent également être communiquées et/ou connues par des sous-traitants du Responsable qui les traitent, selon les cas, en leur qualité de Responsables autonomes du traitement (par ex. des avocats) ou de sous-traitants conformément à l'art. 28 RGPD (par exemple, un sous-traitant chargé de l’entretien du canal de signalisation). Le registre actualisé des sous-traitants est conservé au siège du Responsable et peut être consulté à la demande de la personne concernée.

LE TRANSFERT DES DONNÉES VERS DES PAYS TIERS OU DES ORGANISATIONS INTERNATIONALES

Les données ne sont pas transférées vers des pays n'appartenant pas à l'Union Européenne/Espace Economique Européen, ni à des organisations internationales. Si un tel transfert est nécessaire pour atteindre les objectifs visés dans la présente note d'information, le Responsable du traitement garantit qu'il sera effectué conformément à la législation en vigueur (notamment le décret législatif 24/2023) et aux conditions visées au chapitre V du RGPD (Art. 44 et suivants), afin de garantir que le niveau de protection des personnes physiques garanti par le RGPD n’est pas compromis. Le transfert s'effectuera donc vers des Pays dont la Commission Européenne a estimé qu'ils garantissaient un niveau de protection adéquat, conformément à l'art. 44 du RGPD ou conformément aux clauses contractuelles standards spécifiques approuvées par la Commission Européenne en vertu de l'art. 46 du RGPD, à condition que le destinataire des données fournisse des garanties adéquates et que les personnes concernées disposent de droits exécutoires et de recours efficaces. Toute exception à ce qui précède ne peut avoir lieu que dans le respect de l'art. 49 du RGPD.

PÉRIODE DE CONSERVATION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Les signalisations et les documents connexes sont conservés pendant la durée nécessaire au traitement de la signalisation et, dans tous les cas, au plus tard dans les cinq ans suivant la date de communication du résultat final de la procédure de signalisation, sous réserve des obligations de confidentialité. Veuillez noter qu'après les délais susmentionnés, les données feront l'objet d'une suppression ou d'une anonymisation irréversible. Une plus longue période de conservation des données pourra être déterminée par des demandes légitimes formulées par les autorités ou par la participation du Responsable à des procédures judiciaires impliquant le traitement des données.

DROITS DE LA PERSONNE CONCERNÉE. RÉCLAMATION À L'AUTORITÉ DE CONTRÔLE

En contactant le Responsable selon les modalités visées au chapitre « RESPONSABLE DU TRAITEMENT : IDENTITÉ ET COORDONNÉES » de cette note d’information, la personne concernée peut exercer les droits que lui confère le RGPD – dans les limites des dispositions de l'art. 2 du décret législatif n° 196/2003 – c'est-à-dire demander : a) l'accès aux données la concernant ; b) la rectification des données ; c) la suppression des données, dans les limites prévues par le RGPD ; d) la limitation du traitement des données, si les conditions visées à l'art. 18 RGPD sont remplies ; e) la portabilité des Données dans un format structuré, dans les cas visés à l'art. 20 RGPD ; f) l'opposition au traitement de ses Données, conformément à l'art. 21 RGPD. Si la personne concernée considère que le traitement la concernant viole le RGPD, elle a également le droit de déposer une plainte auprès de l'Autorité de surveillance. Veuillez noter qu'en Italie, cette Autorité est représentée par le Garant de la protection des données à caractère personnel, dont le siège est situé à Rome.