Privacy Whistleblowing

NOTA INFORMATIVA CON ARREGLO A LOS ART. 13 Y 14 DEL REGLAMENTO (UE) N.º 2016/679

sobre el tratamiento de datos personales en materia de denuncias de irregularidades (whistleblowing)

De acuerdo con los art. 13-14 del Reglamento Europeo 2016/679 ("RGPD"), le comunicamos que CLIVET S.P.A. trata los datos personales ("Datos") de los sujetos que denuncian presuntas conductas ilícitas o infracciones de las que han venido en conocimiento en el ámbito de su trabajo, establecidas por el Art. 3, apdo. 3, del Decreto Legislativo 24/2023, así como de los sujetos indicados en el Art. 3, apdo. 5, del citado Decreto (por ejemplo, los mediadores) y de los sujetos distintos de los mencionados cuyos datos personales figuren en las denuncias whistleblowing y/o, en cualquier caso, se traten con el fin de tramitar la denuncia (por ejemplo, datos de terceros) (en lo sucesivo, todos los sujetos previamente mencionados, sólo "Partes Interesadas"). Por tanto, en el pleno respeto del principio de transparencia, se facilita a las Partes Interesadas la siguiente información. Esta nota informativa no excluye que se facilite más información sobre el tratamiento de los Datos facilitados con modalidades diferentes.

TITULAR DEL TRATAMIENTO: IDENTIDAD Y DATOS DE CONTACTO

El Titular del tratamiento de los datos es la empresa CLIVET S.P.A., NIF-IVA 00708410253, con domicilio legal en Via Camp Lonc, 25 - 32032 z.i. Villapaiera - Feltre (BL) Italia (en lo sucesivo denominada "Sociedad" o "Titular"). Para cualquier información, duda o aclaración sobre el tratamiento de los Datos, así como para ejercer los derechos reconocidos a las personas interesadas por el RGPD, dentro de los límites de cuanto dispone el Art. 2 undecies del Decreto Legislativo n.º 196/2003, es posible enviar una comunicación mediante carta certificada con acuse de recibo al domicilio legal de la Sociedad o por correo electrónico a la dirección: privacy@clivet.it.
Con el fin de garantizar la máxima confidencialidad de la persona interesada que presente la solicitud de ejercicio de los derechos de conformidad con la legislación vigente en materia de privacidad y con la normativa whistleblowing (D. L. n.º 24/2023), se invita al interesado a incluir la indicación"SOLICITUD DE EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD - DENUNCIA WHISTLEBLOWING" en el asunto del correo electrónico o en el sobre de la carta certificada con acuse de recibo.

RESPONSABLE DE LA PROTECCIÓN DE DATOS: DATOS DE CONTACTO

Se puede contactar con el Responsable de la Protección de los Datos nombrado por el Titular escribiendo a la siguiente dirección de correo electrónico: dpo@clivet.it

FINALIDAD DEL TRATAMIENTO, CATEGORÍAS DE DATOS TRATADOS Y FUNDAMENTO JURÍDICO

Los Datos se tratan con la única finalidad de gestionar y hacer un seguimiento de las denuncias recibidas por la Empresa en virtud de la normativa whistleblowing concerniente a la protección de las personas que denuncian irregularidades de las que han venido en conocimiento en el contexto laboral (tal y como se define en el Decreto Legislativo n.º 24/2023). Por "gestión de las denuncias" se entiende tanto la gestión del canal o canales activados por la Sociedad como la gestión de las denuncias recibidas (por ejemplo, con el fin de llevar a cabo las actividades de investigación necesarias destinadas a verificar la validez del hecho denunciado y la adopción de las medidas consiguientes), de conformidad con el procedimiento adoptado por la Sociedad para la gestión de las denuncias.

Para el cumplimiento de la finalidad mencionada, el Titular trata los datos de carácter personal contenidos en la denuncia y los recabados en el curso de su tramitación. En concreto, según el caso, el Titular trata:

Datos personales de carácter común (art. 6 RGPD) tales como, por ejemplo, datos de identificación (por ejemplo, nombre y apellidos), datos de localización (por ejemplo, dirección residencial), datos de contacto (por ejemplo, número de teléfono, correo electrónico), puesto de trabajo/cargo, empresa de vinculación, etc.;
Datos personales pertenecientes a categorías especiales (art. 9 RGPD), como, por ejemplo, los datos que revelen el origen racial o étnico, las opiniones políticas, las creencias religiosas, la afiliación sindical, los datos relativos a la salud o la vida sexual o la orientación sexual del interesado.

El tratamiento se lleva a cabo:

para los datos personales de carácter común, de conformidad con el art. 6, apdo. 1, letra c) RGPD, con el fin de cumplir una obligación legal a la que está sujeta la Empresa (Decreto Legislativo n.º 24/2023);
para datos personales pertenecientes a categorías particulares, de conformidad con el art. 9, apdo. 2, letra b) RGPD, para cumplir una obligación legal a la que esté sujeta la Empresa.

Le informamos que las denuncias realizadas a través del sistema de mensajería de voz puesto a disposición por la Sociedad se documentarán mediante la grabación de las mismas en un dispositivo apto para su almacenamiento y escucha, previo consentimiento del denunciante de acuerdo con el art. 14, apdo. 2, del De. L. 24/2023.

MODALIDAD DEL TRATAMIENTO

El tratamiento de los datos se realiza mediante soporte de papel y herramientas informáticas, de conformidad con las disposiciones en materia de protección de datos personales y, en particular, con las medidas técnicas y organizativas adecuadas establecidas en el art. 32.1 RGPD, así como cumpliendo con todas las medidas cautelares que garanticen su integridad, confidencialidad y disponibilidad. En particular, le informamos de que, en el cumplimiento del D. L. n.º 24/2023, la Sociedad utiliza –entre otras– la medida de seguridad de la encriptación, con el fin de garantizar la confidencialidad de la identidad del denunciante, de la persona implicada y de la persona mencionada en la denuncia, así como de su contenido y correspondiente documentación. Los tratamientos referidos en esta Nota Informativa no están sujetos a procesos de toma de decisiones automatizados.

FUENTE DE DATOS PERSONALES. NATURALEZA DE LA COMUNICACIÓN DE LOS DATOS Y CONSECUENCIAS DE LA NEGATIVA A COMUNICARLOS

Los datos, incluidos los de personas distintas del denunciante, figuran en la denuncia y/o se recopilan posteriormente durante la tramitación de la misma, en su caso también a través de fuentes accesibles al público. La comunicación de los datos personales es facultativa; no obstante, las denuncias anónimas sólo se tendrán en cuenta si están debidamente fundamentadas, de modo que pongan de manifiesto hechos y situaciones relacionados con contextos específicos.

CATEGORÍAS DE DESTINATARIOS DE DATOS PERSONALES

Los Datos no se divulgan. El personal de la empresa encargado de gestionar la denuncia ha sido oportunamente autorizado para tratar los Datos de conformidad con el art. 29 RGPD y con D. L. 24/2023 y ha recibido instrucciones operativas específicas por parte del Titular. Le informamos de que, en caso de que la denuncia se remita a las Autoridades competentes, los Datos podrán ser conocidos y tratados por estas últimas en su calidad de Responsables autónomos del tratamiento. Los Datos también podrán ser comunicados a y/o conocidos por proveedores de servicios del Titular, y los tratarán, según el caso, en calidad de Responsables autónomos del tratamiento (por ejemplo, abogados) o de Responsables del tratamiento de conformidad con el art. 28 RGPD (por ejemplo, proveedor externo encargado del mantenimiento del canal de denuncias). El Registro actualizado de Responsables del tratamiento se conserva en la sede del Titular y puede consultarse a petición del interesado.

TRANSFERENCIA DE LOS DATOS A PAÍSES TERCEROS U ORGANIZACIONES INTERNACIONALES

Los datos no se transfieren a países no pertenecientes a la UE/EEE ni a organizaciones internacionales. En caso de que dicha transferencia fuera necesaria para alcanzar los fines expuestos en la presente nota informativa, el Titular garantiza que se llevará a cabo respetando plenamente la legislación vigente (en particular, el D. L. n.º 24/2023) y las condiciones establecidas en el Capítulo V del RGPD (art. 44 y siguientes), con el fin de garantizar que no se menoscabe el nivel de protección de las personas físicas garantizado por el RGPD. Por lo tanto, la transferencia se realizará a aquellos países que la Comisión Europea haya considerado que garantizan un nivel de protección adecuado, de acuerdo con el art. 44 RGPD o con cláusulas contractuales tipo específicas aprobadas por la Comisión Europea en virtud del art. 46 del RGPD, siempre que el destinatario de los datos ofrezca garantías adecuadas y que los interesados tengan derechos exigibles y recursos efectivos. Cualquier excepción a cuanto se ha indicado sólo tendrá lugar cumpliendo el art. 49 del RGPD.

PERIODO DE CONSERVACIÓN DE LOS DATOS PERSONALES

Las denuncias y la documentación relacionada se conservan durante el tiempo necesario para tramitar y gestionar la denuncia y, de cualquier forma, durante, como máximo, cinco años a partir de la fecha de comunicación del resultado final del procedimiento de denuncia, sin perjuicio de las obligaciones de confidencialidad. Tenga en cuenta que, una vez transcurridos los plazos mencionados, los Datos serán objeto de eliminación o anonimización irreversible. Un periodo más largo de conservación de los Datos puede venir determinado por solicitudes legítimas formuladas por las Autoridades o por la participación del Titular en procedimientos judiciales que impliquen el tratamiento de los Datos.

DERECHOS DEL INTERESADO RECLAMACIÓN ANTE LA AUTORIDAD DE CONTROL

Poniéndose en contacto con el Titular mediante las modalidades indicadas en la sección “TITULAR DEL TRATAMIENTO: IDENTIDAD Y DATOS DE CONTACTO" de la presente nota informativa, el Interesado tiene derecho a ejercer los derechos que le son reconocidos en el RGPD - dentro de los límites del art. 2 undecies del D. L. n.º 196/2003; es decir, a solicitar: a) el acceso a los Datos que le conciernen; b) la rectificación de los Datos; c) la supresión de los Datos, dentro de los límites previstos por el RGPD ; d) la limitación del tratamiento de los Datos, si se cumplen las condiciones establecidas en el art. 18 RGPD; e) la portabilidad de los Datos en un formato estructurado, en los casos contemplados en el art. 20 RGPD; f) oposición al tratamiento de los Datos, de conformidad con el art. 21 RGPD. Si el interesado considera que el tratamiento que le concierne infringe el RGPD, también tiene derecho a presentar una reclamación ante la Autoridad de Control. Le informamos de que, en Italia, la Autoridad está representada por el «Garante per la Protezione dei dati persona» (Garante de las Protección de los datos personales), con sede en Roma.