Le règlement européen (UE) 2016/679 (« RGPD ») établit des règles en matière de protection des personnes physiques quant au traitement des données à caractère personnel (« Données »), ainsi que des règles relatives à la libre circulation de ces données. Conformément aux art. 13 et 14 du RGPD et au principe de transparence visé à l'art. 5 du RGPD nous vous informons que CLIVET S.P.A., lors de négociations précontractuelles, pendant l'exécution d'un contrat avec les clients BtoB ou BtoC ou avec ses fournisseurs, ou lors de l'exécution de contrôles, vérifications ou Audits auxquels elle est soumise ou, encore, lors de comparaisons d'offres (ci-après, pour simplifier, le « Rapport commercial ») traite les Données concernant:
- pour les clients BtoB et pour les fournisseurs: a) le Responsable (le cas échéant : par ex. entreprise individuelle, société professionnelle); b) le représentant légal et/ou les employés/collaborateurs de clients ou de clients potentiels BtoB ou de fournisseurs ou de fournisseurs potentiels (ci-après dénommés « Partenaire Commercial » par souci de concision);
- pour les clients BtoC: a) le client ou le client potentiel qui est une personne physique (« client »);
(ci-après, toutes les personnes susmentionnées «Personnes concernées »).
Par conséquent CLIVET S.P.A. fournit aux personnes concernées les informations suivantes concernant le traitement des données. Cette note d’information n'exclue pas que d'autres informations concernant le traitement des données à caractère personnel puissent être fournies aux personnes concernées même de différentes manières et à différents moments.
RESPONSABLE DU TRAITEMENT. MODE DE CONTACT
Le Responsable du traitement des Données est CLIVET S.P.A., ayant son siège social sis Via Camp Lonc, n° 25 - 32032 Z.I. Villapaiera, Feltre (BL) - n° du registre de la TVA 00708410253 (ci-après « Société ou Responsable »).
Pour toutes les questions relatives au traitement des Données à caractère personnel, pour l'exercice des droits découlant du RGPD, ainsi que pour tout doute ou éclaircissement relatif à la présente note d’information, la Personne Concernée peut contacter le Responsable du Traitement en envoyant une lettre recommandée avec accusé de réception à l'adresse susmentionnée ou une communication à l'adresse e-mail suivante: privacy@clivet.it.
COORDONNÉES DU RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES DONNÉES (DPD)
Le DPD désigné par le Responsable peut être contacté en envoyant un courrier électronique à l'adresse suivante: dpo@clivet.it
CATÉGORIES DE DONNÉES TRAITÉES
1. CLIENTS BtoB ou PROSPECT BtoB, FOURNISSEURS / FOURNISSEURS POTENTIELS
(entreprises et professionnels)
Le cas échéant (par exemple, rapport commercial avec une société/un professionnel), Données à caractère personnel communes du responsable, comprenant les données d'identification (prénom, nom), les données de contact (numéro de téléphone, adresse mail) et le rôle.
Par contre, en cas de rapports commerciaux avec des sociétés, les Données à caractère personnel communes du représentant légal.
Dans les deux cas, le Responsable du traitement pourra également traiter les Données à caractère personnel des employés/collaborateurs du partenaire commercial, à savoir : les données d'identification (nom et prénom) ; les données de contact (numéro de téléphone, adresse mail) ; les données relatives à la fonction dans l’entreprise.
1.1 FINALITÉS ET BASE JURIDIQUE DU TRAITEMENT
Les données sont traitées afin d'établir et d'exécuter le Rapport commercial entre la Société et le Partenaire Commercial, dans le cadre duquel la personne concernée joue le rôle de responsable ou effectue son travail/collaboration.
Le traitement des données à caractère personnel est nécessaire:
a) à l'exécution d'un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l'exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci (art. 6, par. 1, lettre b), RGPD) ;
b) pour remplir une obligation légale à laquelle le Responsable est soumis (art. 6, par. 1, lettre c), RGPD (par ex., conformité fiscale).
Par contre, le traitement des Données d’employés/ collaborateurs du Partenaire Commercial est nécessaire :
c) aux fins de l’intérêt légitime poursuivi par le Responsable du traitement lors de l’instauration et de l’exécution complète et correcte du Rapport commercial, aux termes de l’art. 6, par. 1, lettre f), GDPR.
1.2 PÉRIODE DE CONSERVATION
10 ans à compter de la fin du rapport commercial.
2. CLIENTS BtoC ou PROSPECT BtoC
(clients personnes physiques)
Les données à caractère personnel communes du Client, comprennent, sans s'y limiter : les données d'identification (nom et prénom) ; les données de contact (numéro de téléphone, adresse mail), d’autres données nécessaires à la facturation, aux paiements et au traitement des commandes.
2.1 FINALITÉS ET BASE JURIDIQUE DU TRAITEMENT
Les données sont traitées pour établir et exécuter le Rapport commercial avec le Client (par ex. traitement de l'offre, conclusion du contrat, solde de la commande, gestion des obligations fiscales).
Le traitement des données à caractère personnel est nécessaire :
a) à l'exécution d'un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l'exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci (art. 6, par. 1, lettre b), RGPD) ;
b) pour remplir une obligation légale à laquelle le Responsable est soumis (art. 6, par. 1, lettre c), RGPD (par ex., conformité fiscale).
2.2 PÉRIODE DE CONSERVATION
10 ans à compter de la fin du rapport commercial.
3. DONNEES A CARACTERE PERSONNEL COMMUNES DES PERSONNES VISEES AUX POINTS 1 ET 2.
Pour exercer ou défendre un droit du Responsable en relation avec le Rapport Commercial.
Le traitement des Données à caractère personnel est nécessaire à la poursuite de l'intérêt légitime du Responsable du traitement des données aux termes de l'art. 6, par. 1, lettre f), RGPD.
3.1 PÉRIODE DE CONSERVATION
En cas de litige judiciaire, pendant toute la durée de celui-ci, jusqu'à épuisement des délais de recours.
4. DONNEES A CARACTERE PERSONNEL COMMUNES DES PERSONNES VISEES AUX POINTS 1 ET 2.
Le cas échéant, les données peuvent également être traitées pour l’exécution de contrôles, de vérifications ou d'audits auxquels est soumis le Responsable ou dans le cadre de comparaisons d'offres.
Le traitement des Données à caractère personnel est nécessaire à la poursuite de l'intérêt légitime du Responsable du traitement des données aux termes de l'art. 6, par. 1, lettre f), RGPD.
4.1 PÉRIODE DE CONSERVATION
Pendant le temps strictement nécessaire à la réalisation des objectifs (art. 5 RGPD).
5. DONNEES A CARACTERE PERSONNEL COMMUNES DES PERSONNES VISEES AUX POINTS 1 ET 2.
Marketing direct par le Responsable du traitement : envoyer à la personne concernée - par courrier papier, courriel, SMS, appels téléphoniques avec ou sans opérateur ou d’autres moyens utilisés par le Responsable du traitement, du matériel d'information, des communications promotionnelles (ex. newsletter), commerciales et publicitaires ou relatives aux événements et initiatives du Responsable du traitement, réalisation d’études de marché et d’activités d'enquête de satisfaction concernant les produits/services du Responsable du traitement.
Le traitement n'est effectué qu'après avoir obtenu le consentement explicite de la personne concernée (art. 6.1 lettre a) du RGPD), sauf dans les cas de « soft spam » tels que décrits ci-dessous. Le consentement est collecté à l'aide de méthodes identifiées par le Responsable du traitement (par ex., formulaires papier ou en ligne).
Les personnes concernées sont informées qu'en Italie, le Code de Confidentialité (art. 130, alinéa 4, Décret législatif 196/2003 et ses modifications ultérieures) autorise le soft spam. Cela signifie que, sans avoir à obtenir le consentement explicite de la Personne concernée, il est possible d'utiliser l'adresse électronique qui a été fournie lors d'un achat précédent à des fins de vente directe de produits ou services similaires à ceux que la Personne concernée a déjà achetés auprès du Responsable du traitement, à condition que la Personne concernée ne s'oppose pas à cette utilisation. Il convient de noter que la Personne concernée peut s'opposer à ce traitement à tout moment en contactant le Responsable du traitement ou en cliquant sur le lien spécial pour s'opposer à la réception de communications considérées comme non sollicitées, présent dans tous les courriers électroniques à contenu commercial envoyés par le Responsable du traitement.
5.1 PÉRIODE DE CONSERVATION
5 ans à compter de l’obtention du consentement, sauf renouvellement.
MODALITÉS DU TRAITEMENT
Le traitement des Données à caractère personnel sera effectué au moyen d'outils papier et télématiques, conformément aux dispositions en matière de protection des données à caractère personnel et, en particulier, des mesures techniques et organisationnelles visées à l'art. 32 paragraphe 1 du RGPD, en respectant les mesures de précaution visant à garantir leur intégrité, confidentialité et disponibilité. Les traitements visés par la présente Note d'information ne font l'objet d’aucune prise de décision automatisée
CATÉGORIES DE DESTINATAIRES DES DONNÉES
Les Données ne sont pas diffusées. Les données sont traitées par des personnes spécifiquement autorisées par le Responsable du traitement des données et qui ont reçu des instructions spécifiques conformément à l'art. 29 du RGPD.
Il faut également noter que les Données à caractère personnel peuvent être connues:
- par MIDEA GROUP et les autres sociétés du Groupe MIDEA, auquel appartient CLIVET, dans le respect des garanties du RGPD et des accords spécifiques avec le Responsable du traitement ;
- par des personnes extérieures à la société qui traitent les Données pour le compte de cette dernière en qualité de responsables du traitement des données (par ex., les fournisseurs de services informatiques) ou qui ont le droit de connaître les données en qualité de responsables autonomes du traitement des données (par ex., les institutions publiques, les établissements de crédit, les avocats).
Veuillez noter que la liste mise à jour des Sous-traitants du traitement des données désignés conformément à l'art. 28 RGPD est conservée chez le Responsable des données et peut être consultée à la demande de la personne concernée.
LA SOURCE D'OÙ PROVIENNENT LES DONNÉES. NATURE DE LA FOURNITURE DES DONNÉES
Les Données sont collectées auprès de la personne concernée ou, le cas échéant, auprès de tiers. La fourniture des Données est nécessaire à la réalisation des fins visées par la présente note d’information. Le refus de les fournir comportera donc l’impossibilité, pour le Responsable, d'établir ou d'exécuter pleinement et correctement le Rapport commercial.
TRANSFERT DE DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL VERS DES PAYS TIERS
Les Données pourront être transférées vers des pays situés en dehors de l'Union Européenne/Espace SEE. En particulier, les Données pourront être transférées à d'autres sociétés du Groupe MIDEA, auquel appartient le Responsable du traitement, ainsi qu'à la société mère MIDEA GROUP, ayant son siège en Chine. Le Responsable des données à caractère personnel garantit que tout transfert de Données à caractère personnel s'effectuera dans le plein respect des conditions visées au Chapitre V du RGPD (art. 44 et suivants), afin de garantir que le niveau de protection des personnes physiques garanti par le RGPD n’est pas compromis. Le transfert s'effectuera donc vers des Pays dont la Commission Européenne a estimé qu'ils garantissaient un niveau de protection adéquat, conformément à l'art. 44 du RGPD ou conformément aux clauses contractuelles standards spécifiques approuvées par la Commission Européenne en vertu de l'art. 46 du RGPD, à condition que le destinataire des données fournisse des garanties adéquates et que les personnes concernées disposent de droits exécutoires et de recours efficaces. Dans ce dernier cas, nous vous informons que la Personne concernée a le droit de demander une copie des clauses contractuelles standards signées par le Responsable du traitement. Toute exception à ce qui précède ne peut avoir lieu que dans le respect de l'art. 49 du RGPD.
DROITS DE LA PERSONNE CONCERNÉE. DROIT DE DÉPOSER UNE PLAINTE AUPRÈS DE L'AUTORITÉ DE CONTRÔLE
En envoyant une lettre recommandée avec accusé de réception au siège social de la société ou un e-mail à privacy@clivet.it, la personne concernée peut à tout moment demander au Responsable du traitement :
a) l'accès aux Données le concernant;
b) la rectification des Données;
c) la suppression des Données, dans les limites prévues par le RGPD;
d) la limitation du traitement des Données, si les conditions visées à l'art. 18 du RGPD sont remplies;
e) droit à la portabilité des Données dans un format structuré, dans les cas visés à l'art. 20 du RGPD;
f) droit d’opposition au traitement des Données, conformément à l'art. 21 du RGPD.
Pour les traitements fondés sur le consentement (marketing direct), la personne concernée a également le droit de retirer à tout moment son consentement au traitement des Données. Dans tous les cas, le retrait du consentement n'affecte pas la licéité du traitement, fondé sur le consentement avant le retrait.
Si la personne concernée considère que le traitement des Données viole le RGPD, elle a également le droit de déposer une plainte auprès de l'Autorité de contrôle. Il faut noter qu'en Italie, cette Autorité est représentée par le Garant de la protection des données à caractère personnel, dont le siège est situé à Rome. La personne concernée ne résidant pas en Italie peut introduire une réclamation auprès de l'Autorité de Contrôle désignée dans son pays de résidence.